Politiques

Politique financière des scouts de Dieppe

Cette politique a pour but de clarifier les détails concernant l’inscription, la cotisation, les remboursements, les uniformes et les collectes de fonds et de définir les responsabilités des bénévoles par rapport à ces questions.

L’usage du masculin ou du féminin dans ce document a pour seule intention de faciliter la lecture et ne doit pas être considéré comme une forme de discrimination.

1. Inscriptions, priorités et listes d’attente

a) Dates des inscriptions

i. Vers le 20 août, l’adhésion pour l’année scoute (septembre à juin) ouvrira pour :

• les enfants dont les parents ont confirmé leur participation comme bénévoles avec les scouts de Dieppe pour l’année scoute, soit à l’animation ou au conseil d’administration, que les enfants étaient inscrits l’année précédente ou non; et

• s’il reste des places, les enfants dont les parents ont participé activement comme bénévoles l’année précédente, à la discrétion du conseil d’administration (ex. activités spéciales comme l’inscription, aide ou cuistot pour les camps ou bénévoles lors d’une journée-thème). Les activités de collectes de fonds ne comptent pas pour avoir une priorité.

ii. Dix jours plus tard, l’adhésion sera ouverte au public. Les inscriptions sont faites sur une base de premier arrivé, premier servi.

iii. La personne désignée par le conseil d’administration (« personne responsable ») pour s’occuper des inscriptions enverra le formulaire de demande d’adhésion par courriel aux parents qui bénéficient d’une priorité pour l’inscription. Dix jours plus tard, le formulaire sera disponible sur le site internet et la page Facebook pour toute autre inscription.

iv. En septembre, le conseil d’administration organise une journée d’inscription en personne où les parents remplissent les formulaires requis, payent la cotisation si ce n’est pas déjà fait et commandent l’uniforme de leur enfant et pendant laquelle les bénévoles s’inscrivent. Les paiements sont remis à la personne présidente ou trésorière du groupe.

b) Priorités et listes d’attente

Le fait de remplir et d’envoyer le formulaire d’adhésion ne suffit pas à confirmer l’inscription. Il s'agit d'une demande qui ne sera acceptée qu'après :

i) vérification qu'une place est disponible dans l'unité concernée (considérant le ratio animateurs/jeunes); et

ii) réception du premier versement des frais d'inscription.

c) Réduction du groupe au courant de l’année

Advenant que le nombre d’animateurs devient insuffisant pour respecter le ratio adultes/jeunes et qu’une unité devait être réduite, la priorité sera accordée aux enfants des adultes bénévoles à ce moment-là. La priorité se fera ensuite selon la date à laquelle les frais de cotisation ont été reçus pour chaque enfant.

d) Liste d’attente

Si un enfant ne peut s’inscrire en raison du quota maximum atteint, son nom sera mis sur une liste d’attente. Si une place se libère, la personne responsable l’offrira au premier sur la liste et les parents auront trois jours pour y répondre. Si l’offre est refusée ou reste sans réponse, le nom sera retiré de la liste et on offrira la place au suivant.

2. Paiement de la cotisation annuelle

a) La cotisation peut être payée par chèque adressé à Scouts de Dieppe Inc., en argent comptant ou par transfert électronique à l’adresse paiement@scoutsdedieppe.ca.

b) La cotisation annuelle est payable en un ou deux versements.

c) Si les parents payent en un versement, la cotisation annuelle est due au plus tard le jour de l’inscription en personne.

d) Si les parents payent en deux versements :

i) un premier versement de 150$ est dû au plus tard le jour de l’inscription en personne; et

ii) le solde de la cotisation annuelle doit être effectué avant le 20 novembre.

e) Si une famille a de la difficulté avec un paiement, elle peut en discuter avec la personne présidente ou trésorière pour faire des arrangements ou se faire référer à ProJeunesse.

f) La cotisation des familles qualifiant pour le programme ProJeunesse sera considérée payée lorsque l’administration aura reçu un courriel d’approbation de la demande.

3. Uniforme et matériel

a) Les parents doivent payer pour les items suivants :

i) Chemise de l’Association des scouts du Canada (« ASC »). Note : Les insignes doivent être cousus et non collés sur la chemise pour éviter de l’abimer;

ii) Insignes du district Atlantique, du groupe de Dieppe et de la branche;

iii) Foulard et nœud de foulard du groupe de Dieppe;

iv) Pantalon gris foncé (Il n’est pas obligatoire d’acheter celui de l’ASC.);

v) Livre(s) de progression de l’unité; et

vi) T-shirt de l’ASC (non obligatoire).

b) Le groupe de Dieppe fournit les items suivants :

i) Insignes de promesse, insignes de progression et autres insignes liés au programme des branches; et

ii) Nœud PRAAS (nœud de 2 ans, 5 ans, etc.).

c) Le groupe de Dieppe ne fournit les items qu'une seule fois. Le coût du remplacement sera à la charge des parents.

d) La commande des uniformes se fait le jour de l’inscription en personne. Le montant ne sera exigé qu’à la réception de la commande.

e) Une fois les commandes reçues, les responsables d’unité et la personne trésorière du groupe collecteront le paiement des parents et leur distribueront les items. La personne chef de groupe est responsable de l’inventaire des uniformes et matériel.

f) Chaque responsable d’unité s’assure que les jeunes ont leur uniforme et matériel et, sinon, passe la commande auprès du chef de groupe pour les items qui manquent.

4. Semaines d’essais

a) Un jeune a droit à deux sessions d’essai gratuites. Un jeune à l’essai qui n’a pas payé sa cotisation ne peut participer à aucun camp ou activité à l’extérieur du local.

b) Si le nombre de jeunes ayant payé leur cotisation fait en sorte que le nombre maximal de jeunes est atteint dans une unité, ceux en période d’essai ne pourront pas s’inscrire et devront attendre que des places se libèrent. Leur nom sera ajouté à la liste d’attente.

c) Tout parent qui a payé la cotisation se fera rembourser le plein montant de la cotisation si son enfant décide de quitter après les deux sessions suivant son entrée à l’unité.

5. Inscription en cours d’année

a) On peut soumettre une demande d’inscription n’importe quand durant l’année scoute.

b) La date d’accueil d’un jeune sera coordonnée avec le responsable d’unité pour qu’elle se fasse à un moment propice du programme de l’unité. Par exemple, il faudrait éviter d’entrer juste avant un camp ou juste avant la cérémonie de promesses.

c) Au moins une fois par année, les unités peuvent organiser une soirée Scout d’un jour et en feront la promotion. S’il reste de la place dans l’unité, les animateurs peuvent l'offrir aux participants qui voudraient continuer pour le reste de l’année. Dans ce cas, une cotisation devra être payée par les parents.

6. Calcul de la cotisation

a) Si on s’inscrit avant le 31 mars, le montant à payer est la cotisation totale de l’année déterminé annuellement par le conseil d’administration (Voir Annexe « A »).

b) Si on s’inscrit après le 1er avril, le montant à payer est la cotisation total moins une réduction de 100$ (ex. 150$ au lieu de 250$).

7. Remboursement en cas de désistement

a) Tout jeune qui quitte après les deux sessions suivant son entrée au groupe, mais avant la troisième session, recevra le remboursement total de sa cotisation.

b) Si un jeune qui s’est inscrit en début de saison (entre le 1er septembre et le 28 novembre):

i) quitte après trois sessions (qu’il ait été présent ou non), mais avant le 28 novembre, il a droit au remboursement total moins un montant de 150$ (ex. 250$ - 150$ = 100$ de remboursement);

ii) quitte le 29 novembre ou plus tard, il n’a droit à aucun remboursement.

c) Si un jeune qui s’est inscrit en cours de saison, soit entre le 29 novembre et le 31 mars:

i) quitte après trois sessions, mais avant le 31 mars, il a droit au remboursement total moins un montant de 150$.

ii) quitte le 1er avril ou plus tard, il n'a droit à aucun remboursement.

d) Un jeune qui s'est inscrit après le 1er avril ne reçoit aucun remboursement s'il quitte après trois sessions.

e) Le groupe de Dieppe ne rembourse aucun montant pour l’uniforme ou le matériel achetés par les parents, même s’ils n’ont pas été utilisés. Si les items sont en bonne condition, il est possible, à la discrétion du conseil d'administration, d'offrir un petit montant au parent pour le revendre à un autre enfant du groupe.

8. Cotisation pour les camps ou sorties spéciales

a) Lorsque les unités organisent des camps, on demande un montant additionnel aux parents pour assurer la viabilité du camp. Le conseil d’administration détermine annuellement le montant maximal que les unités peuvent demander pour les camps (Voir Annexe « A »).

b) Les unités organisent un minimum de deux camps par année avec coucher, un à l’hiver et l’autre à la fin de la saison. Les animateurs en déterminent la durée et l’emplacement.

c) Pour les activités hebdomadaires au local scout, le groupe de Dieppe verse un montant aux unités pour chaque jeune inscrit dans cette unité. Le montant est déterminé annuellement par le conseil d’administration (Voir Annexe A ).

d) Des sorties spéciales sont organisées pendant l’année par les unités, le groupe, le district atlantique ou d’autres groupes scouts auxquelles les unités ou le groupe participent. Les coûts sont déterminés par les organisateurs et sont généralement assumés par les parents.

e) Dans le cas où le groupe ou une unité aurait payé pour qu’un enfant participe à une activité spéciale et que l’enfant n’est pas présent à l’activité, le parent devra rembourser le montant payé à l’unité ou au groupe de Dieppe.

9. Collectes de fonds

a) Pendant l’année, les unités ou le groupe sont encouragées à faire des collectes de fonds pour défrayer les coûts de leurs activités. Certaines seront facultatives et serviront à défrayer les coûts, pour les jeunes qui y participent, de leur inscription ou d’activités spéciales comme les camps ou journées-thème.

b) Certaines activités de collectes de fonds sont obligatoires et servent à obtenir de l’équipement pour le groupe et financer des projets spéciaux pour le groupe ou les unités. L’attente est que chaque jeune participe à au moins deux activités de collecte de fonds dans l’année. Les parents sont aussi invités à aider avec les collectes de fonds.

c) Une unité peut décider d’organiser une collecte de fonds pour que les jeunes de cette unité participent à une activité spéciale (ex. jamboree) ou pour que l’unité achète du matériel (ex. couteaux, badges spéciaux, boussoles ou autre). Toute activité de collecte de fond d’une unité doit être préalablement approuvée par le conseil d’administration. L’unité déterminera si ces collectes de fonds ponctuelles sont obligatoires ou non.

d) Un jeune qui participe à une activité scoute seul ou avec d’autres scouts (ex. jamboree international) peut demander au conseil d’administration de l’appuyer dans ses efforts de collectes de fonds, avec son inscription à l’événement et pour faire les contacts avec d’autres délégations pour faciliter sa participation à l’événement.

10. Adultes bénévoles

Le groupe de Dieppe fournit un t-shirt, foulard et nœud aux nouveaux animateurs. Ceux qui reviennent pour une deuxième année reçoivent la chemise scoute et les insignes.

Les bénévoles qui veulent suivre des cours avec l’ASC ou de premiers soins peuvent demander au conseil d’administration pour se faire rembourser le coût des formations.

Adoptée par le conseil d’administration le 6 juillet 2023.

Modifications approuvées par le CA le 27 août 2024.

Annexe A

Montants applicables au groupe de Dieppe - 2024-2025

Cotisation scoute payée par les parents :

Cotisation scoute pour 2024-2025 : 250,00$ par enfant pour l’année complète

Montant maximal pour les camps avec coucher : 22$ par nuit par jeune.

Montant maximal pour les camps sans coucher : 15$ par jour par jeune.

Note : Pour les camps, il n’est pas obligatoire de demander le montant maximal, mais plutôt un montant adéquat selon le budget prévu. Le montant à payer pour les camps sera établi par le groupe d’animation de l’unité organisant le camp. Il est possible de demander une exemption au CA si le budget prévu excède le montant maximal alloué.

Montants payés par le groupe de Dieppe :

Montant versé à chaque unité pour sa petite caisse: 25$ par jeune inscrit à l’unité.

Montant payé à l’ASC: 117$ par jeune inscrit - montant de l'année 2024-2025.

Montants confirmés par le conseil d’administration le 21 mai 2024.

Politiques de l'Association des scouts du Canada